Cómo y cuándo abordar una modernización de sistemas (parte 1)

Hace algunos meses me tocó asesorar a una importante empresa fabricante y distribuidora de alimentos la cual planteaba una serie de preocupaciones. Entre ellas, mucha dificultad en el poder costear adecuadamente sus productos, tener mejor trazabilidad de sus órdenes de producción, también de sus pedidos de clientes, de sus stocks tanto de materias primas como de productos terminados, de sus ventas según canal, líneas o familias, etc, etc, etc. En definitiva, contar con BUENA INFORMACION y en varios puntos de sus procesos productivos y comerciales. La gran duda y entonces lo que me planteaba el dueño era muy elocuente: será muy malo nuestro ERP?, qué hacemos?, botamos nuestro sistema y compramos otro? , me han dicho que si compro SAP se me acabarán mis problemas..., qué opinas?

Aunque parezca sorprendente, esta realidad de negocios, es más común de lo que imaginamos...!

Es decir, vemos empresas con un nombre importante, un buen posicionamiento, una propuesta de valor interesante, buenos resultados, con una estructura de buenos profesionales, técnicos y administrativos, con un ERP reconocido operando, etc, etc...pero con varios “dolores” o falencias que obviamente impactan en la productividad y entonces restan competitividad.

Pero entonces, qué debimos hacer para apaciguar lo planteado, generar confianzas y encarar esta gran inquietud de este empresario?

En primer lugar, aclarar ciertas dudas y transmitir confianza de que antes de tomar decisiones “antojadizas” o a la rápida, siempre es bueno encarar esto con una adecuada calma, pero con voluntad, método y visión.

A qué me refiero con adecuada calma?, a que debemos actuar rápido, este tipo de dolores es preciso encararlos rápido. A nadie que se siente enfermo le gusta tener que esperar mucho para sanarse, verdad?, ni menos a las organizaciones que todos los días enfrentan situaciones, reclamos, problemas, amenazas y oportunidades. Pero cuidado!, para este caso planteado, no es llegar y comprar un sistema nuevo. Un tema así no es como comprarse una camisa. Aquí siempre recuerdo y aplica perfecto una gran frase de algunos años atrás de Felipe Lamarca : “las prisas pasan, las cagadas quedan”...

A qué me refiero con voluntad?, a que debe existir un liderazgo fuerte en el reconocer los problemas, en desear corregirlos y en transmitir esto a la organización. Esto no siempre está muy claro.

A qué me refiero con método?, a que es muy importante enfrentar esto con metodología estructurada de trabajo, esto implica, definir un enfoque adecuado, un alcance preciso, etapas/actividades claras, resultados concretos para cada una de ellas, conformar un equipo de trabajo comprometido, estructurar un plan, etc, etc

Las empresas tienen método para abordar este tipo de iniciativas?, lo digo con modestia, pero con mucha seguridad: llevo más de 20 años asesorando empresas en estas materias y lamento decirles que en la mayoría de las veces, NO lo tienen!

Y por último, a qué me refiero con visión?, a que solo dos requisitos son clave para ella: realismo y de anhelar un mejor estado futuro para la empresa.