Desarrollo y Conclusiones de la Asesoría (parte 2)

Bueno, como ya señalé en la parte anterior a éste artículo, logramos efectivamente corroborar la existencia de los requisitos esenciales, además logramos establecer un adecuado marco (y método!) para trabajar y partimos.

Tras realizar diversas reuniones, sobre todo en las plantas tanto con el personal de producción, logística y ventas, pudimos comprobar in situ las preocupaciones ya planteadas junto con identificar varias preocupaciones y por sobre todo, detectamos mucha inquietud y anhelo (!) de contar con sistemas que brinden un mejor soporte a los procesos de negocio. Ellas básicamente tenían relación a:

• El poco apego, el NO uso y la poca confianza hacia el sistema ERP existente. Aquí pudimos recoger de la empresa, que el proyecto de implementación del ERP fue un mal proyecto...
• Muchas transacciones realizadas fuera del sistema
• Algunos procesos clave, soportados con planillas....!
• Falencia importantes en el servicio provisto por el proveedor tecnológico, tanto de la plataforma técnica (digamos el Hardware y los servicios asociados) como del soporte al mismo ERP
• Una organización de TI débil en cuanto a estructura, procesos y liderazgo para dar un adecuado apoyo al negocio

Otro aspecto que no puedo dejar de mencionar fue el de comparar el gasto anual (en TI) de la empresa como porcentaje de su gasto operacional. Este indicador es muy representativo y permite compararse con empresas similares y de categoría mundial. Pues bien, la prestigiosa consultora global Gartner permite obtener excelentes datos y así pudimos compararnos con la empresa en cuestión. Aquí fue elocuente la brecha detectada: 0,7% vs 2,2%
Es decir, esta empresa gasta en TI apenas un tercio de lo que gastan empresas similares tanto en tamaño como en la industria a la cual pertenecen. La pregunta que parece razonable de hacer es: comparándonos con otros, estamos invirtiendo (utilizando) adecuadamente la tecnología de información y gracias a ella (entre otros aspectos, claro está) poder ser realmente competitivos?

Resumiendo y concluyendo, propusimos en forma muy categórica un conjunto acotado de recomendaciones/iniciativas a objeto dar pasos para mejorar la situación tecnológica y de procesos:

1. Reformular la estrategia de relacionamiento hacia el principal proveedor tecnológico
2. Solicitar a éste último una propuesta de mejora importante (funcional y técnica) al sistema ERP provisto por ellos
3. Fortalecer la estructura y algunos roles del área de TI
4. Enunciamos las bases (o pilares) que permitió la elaboración de un “Plan maestro de TI”

Cómo y cuándo abordar una modernización de sistemas (parte 1)

Hace algunos meses me tocó asesorar a una importante empresa fabricante y distribuidora de alimentos la cual planteaba una serie de preocupaciones. Entre ellas, mucha dificultad en el poder costear adecuadamente sus productos, tener mejor trazabilidad de sus órdenes de producción, también de sus pedidos de clientes, de sus stocks tanto de materias primas como de productos terminados, de sus ventas según canal, líneas o familias, etc, etc, etc. En definitiva, contar con BUENA INFORMACION y en varios puntos de sus procesos productivos y comerciales. La gran duda y entonces lo que me planteaba el dueño era muy elocuente: será muy malo nuestro ERP?, qué hacemos?, botamos nuestro sistema y compramos otro? , me han dicho que si compro SAP se me acabarán mis problemas..., qué opinas?

Aunque parezca sorprendente, esta realidad de negocios, es más común de lo que imaginamos...!

Es decir, vemos empresas con un nombre importante, un buen posicionamiento, una propuesta de valor interesante, buenos resultados, con una estructura de buenos profesionales, técnicos y administrativos, con un ERP reconocido operando, etc, etc...pero con varios “dolores” o falencias que obviamente impactan en la productividad y entonces restan competitividad.

Pero entonces, qué debimos hacer para apaciguar lo planteado, generar confianzas y encarar esta gran inquietud de este empresario?

En primer lugar, aclarar ciertas dudas y transmitir confianza de que antes de tomar decisiones “antojadizas” o a la rápida, siempre es bueno encarar esto con una adecuada calma, pero con voluntad, método y visión.

A qué me refiero con adecuada calma?, a que debemos actuar rápido, este tipo de dolores es preciso encararlos rápido. A nadie que se siente enfermo le gusta tener que esperar mucho para sanarse, verdad?, ni menos a las organizaciones que todos los días enfrentan situaciones, reclamos, problemas, amenazas y oportunidades. Pero cuidado!, para este caso planteado, no es llegar y comprar un sistema nuevo. Un tema así no es como comprarse una camisa. Aquí siempre recuerdo y aplica perfecto una gran frase de algunos años atrás de Felipe Lamarca : “las prisas pasan, las cagadas quedan”...

A qué me refiero con voluntad?, a que debe existir un liderazgo fuerte en el reconocer los problemas, en desear corregirlos y en transmitir esto a la organización. Esto no siempre está muy claro.

A qué me refiero con método?, a que es muy importante enfrentar esto con metodología estructurada de trabajo, esto implica, definir un enfoque adecuado, un alcance preciso, etapas/actividades claras, resultados concretos para cada una de ellas, conformar un equipo de trabajo comprometido, estructurar un plan, etc, etc

Las empresas tienen método para abordar este tipo de iniciativas?, lo digo con modestia, pero con mucha seguridad: llevo más de 20 años asesorando empresas en estas materias y lamento decirles que en la mayoría de las veces, NO lo tienen!

Y por último, a qué me refiero con visión?, a que solo dos requisitos son clave para ella: realismo y de anhelar un mejor estado futuro para la empresa.